Gestion & assistance administrative • Archivage

Numérisation de documents • Archivage

Notre pôle informatique propose aux entreprises, collectivités, associations, différentes prestations qui permettent d’accéder plus rapidement et simplement à l’information.

• Gestion Electronique des Documents (GED) : tri, classement, indexation, contrôle qualité et numérisation de dossiers (Ressources Humaines, comptables, administratifs, …).

• Numérisation de documents remis au client sur un support informatique pour une meilleure intégration système.
• Réalisation de tâches administratives (saisie d’adresses, de questionnaires, de coupons, …).

Quel est le rôle d'un assistant administratif ?

Un(e) assistant(e) administratif joue un rôle essentiel pour assurer la fluidité des opérations au sein de l'entreprise. Les responsabilités spécifiques peuvent varier en fonction de la taille et de la structure de l'organisation, mais voici généralement les principales fonctions attribuées à un assistant administratif :

• Gestion des courriers : Les assistants administratifs sont souvent chargés de réceptionner, trier et distribuer le courrier.
• Gestion des documents : Les assistants administratifs sont souvent responsables de la numérisation, de la mise à jour et de l'archivage de documents. Cela peut inclure des documents bancaires, des dossiers RH, des factures, ...
• Soutien à la gestion des ressources humaines : Cela peut impliquer la gestion des dossiers du personnel, notamment le contrôle de la bonne complétion des dossiers ou la bonne mise en conformité.

Les assistants administratifs permettent de réaliser un gain de temps sur des tâches parfois perçues comme répétitives mais néanmoins essentielles, voire obligatoires, pour qu'un service administratif reste dans le cadre légal ou puisse simplement gérer les flux entrants.

Vous recherchez une prestation d'assistant administratif ?

Chez Utopi, nous comprenons l'importance cruciale d'une gestion administrative efficace pour le bon fonctionnement de votre entreprise. Si vous êtes à la recherche d'une prestation d'assistant administratif, nous sommes là pour répondre à vos besoins tout en favorisant l'emploi et l'inclusion professionnelle de personnes en situation de handicap.

Nos assistants administratifs sont formés, encadrés et dévoués, prêts à prendre en charge une variété de tâches administratives pour alléger votre charge de travail. Que ce soit la gestion de vos archives, la numérisation de vos documents, la réalisation de tâches administratives du quotidien, ou la gestion documentaire, nos équipes sont formées pour assurer un support administratif fiable et de qualité.

Notre processus est simple et rapide : 

• Recueil de la demande et des besoins de votre administration,
• Analyse des outils utilisés, des démarches mises en place, et du besoin de formation,
• Elaboration d’un cahier des charges détaillé en fonction de la compétence recherchée,
• Rédaction d’une proposition commerciale d'activité,
• Si validation, mise en action de la mission

En faisant appel à nos services, vous contribuez non seulement à renforcer l'efficacité opérationnelle de votre entreprise, mais vous participez également à la création d'opportunités professionnelles inclusives pour les personnes en situation de handicap. 

Faites le choix de l'inclusion tout en bénéficiant de prestations administratives de qualité. Contactez-nous dès aujourd'hui pour discuter de la manière dont Utopi peut répondre à vos besoins spécifiques en matière d'assistance administrative.